Exact Online

Wat doet de koppeling?

De koppeling tussen Afosto en Exact Online houdt je verkoop- en boekhouddata automatisch met elkaar in lijn. Bestellingen, facturen, voorraad- en verzendgegevens worden tussen beide systemen uitgewisseld, zodat je niets handmatig hoeft over te zetten.

De synchronisatie werkt in beide richtingen. Per onderdeel bepaal je zelf of data van Afosto naar Exact gaat, van Exact naar Afosto, of beide. Voordat de koppeling data uitwisselt, doorloop je eenmalig de instellingen hieronder. Klik na het instellen op Opslaan om de koppeling te activeren.

Referentie

Geef je integratie een herkenbare referentie, bijvoorbeeld de naam van je Exact-administratie. Zo herken je de koppeling later terug wanneer je meerdere administraties of omgevingen gebruikt.

Gegevens van Exact naar Afosto

Verzendgegevens synchroniseren: synchroniseer de verzendgegevens van verzendingen die je in Exact Online hebt verstuurd naar Afosto. Zo blijven je verzendingen in Afosto altijd up-to-date.

Gegevens van Afosto naar Exact

• Automatisch ontbrekende producten aanmaken: wanneer Afosto een bestelling of factuur in Exact aanmaakt, worden ontbrekende producten automatisch in Exact aangemaakt.
• Facturen doorsturen: stuur facturen die in Afosto zijn gegenereerd door naar Exact. Kies hierbij een verwerkingstype.

Bij Facturen doorsturen kies je een verwerkingstype:

• Boeking: alleen de factuurbedragen worden als boekingen in Exact vastgelegd.
• Factuur: de volledige factuur wordt als één factuur in Exact aangemaakt.

Bestellingen synchroniseren

Bepaal in welke richting bestellingen worden gesynchroniseerd:

• Synchroniseer bestellingen van Afosto naar Exact: bestellingen die in Afosto binnenkomen, worden in Exact aangemaakt.
• Synchroniseer bestellingen van Exact naar Afosto: bestellingen uit Exact worden in Afosto aangemaakt.
• Geen bestellingen synchroniseren: bestellingen worden niet uitgewisseld.

Standaard magazijn

Selecteer het standaard magazijn dat Afosto gebruikt bij het aanmaken van een bestelling wanneer er geen ander magazijn overeenkomt. Dit veld is optioneel, maar voorkomt dat bestellingen zonder magazijn worden aangemaakt.

Verkoopkanalen synchroniseren

Voeg de verkoopkanalen toe waarvan je de bestellingen wilt synchroniseren en koppel elk verkoopkanaal aan een grootboekrekening en een dagboek in Exact. Zo houd je je rapportages per kanaal up-to-date.

Let op: nieuwe contacten die op een gekoppeld verkoopkanaal worden aangemaakt en nog niet in Exact staan, worden automatisch meegestuurd naar de gekoppelde grootboekrekening.

Btw-tarieven koppelen

Koppel de btw-codes uit Exact Online aan de btw-tarieven in Afosto. Dit is essentieel zodat de prijsberekening bij het factureren in beide platformen overeenkomt.

Btw verleggen

Verleg je btw? Zet dan de optie Ja, ik verleg btw aan en selecteer de bijbehorende btw-code in Exact die voor het verleggen wordt gebruikt.

Betaalmethoden koppelen

Koppel je betaalmethoden in Afosto aan de juiste betaalcondities in Exact. Dit is nodig om de betaaldata correct in Exact Online weer te geven.

Prijslijsten koppelen

Koppel je prijslijsten in Afosto aan een prijslijst in Exact. De prijzen uit Exact worden vervolgens naar Afosto gesynchroniseerd.

Leveranciers koppelen

Koppel je leveranciers in Afosto aan de bijbehorende leveranciers in Exact.

Locaties koppelen

Koppel je Exact-locaties aan de locaties in Afosto, zodat voorraad en bestellingen aan de juiste locatie worden toegewezen.

Voorraad synchroniseren

Met voorraadsynchronisatie stuurt Afosto de voorraad van je locaties automatisch door naar de gekoppelde magazijnen in Exact Online. Zo komt je voorraad in Exact overeen met de getelde voorraad in Afosto, zonder dat je handmatig hoeft te tellen of over te zetten.

Hoe het werkt

Afosto maakt op een ingepland moment een momentopname van je voorraad per locatie. Elke voltooide momentopname wordt doorgezet naar Exact: voor elke locatie zoekt Afosto het gekoppelde Exact-magazijn op en maakt daar een voorraadtelling aan. De getelde aantallen uit Afosto worden als nieuwe voorraad in Exact vastgelegd en de telling wordt automatisch verwerkt. Je voorraad in Exact wordt hiermee gelijkgetrokken met die in Afosto: Afosto is leidend.

Voorwaarden

• De optie Voorraad synchroniseren staat aan in de instellingen van de koppeling.
• Je locaties zijn gekoppeld onder Locaties koppelen. Locaties zonder gekoppeld Exact-magazijn worden overgeslagen.
• De artikelcodes (SKU's) in Afosto komen overeen met de artikelcodes in Exact. Alleen artikelen met een overeenkomende code worden meegeteld; artikelen zonder overeenkomende code worden overgeslagen.

Planning instellen

Het moment en de frequentie van de voorraad-momentopnames worden op dit moment door Afosto voor je ingesteld. Neem contact op met Afosto om de planning te laten inrichten.

Resultaat controleren

Controleer na een synchronisatie de voorraadtelling in Exact Online om te zien of de aantallen correct zijn overgenomen.

Instellingen opslaan

Klik op Opslaan om de koppeling met je instellingen te activeren. Je kunt de instellingen later altijd aanpassen via dezelfde configuratiepagina.